The French version will follow
Dental Clinic Office Manager (Senior)
Established Private Dental Clinic – Downtown Montreal
Full-time | On-site
The Context
Our client, an established private dental clinic with over 30 years of history, is recognized for the quality of its care, its human-centered approach, and the loyalty of its patient base. The team works in a professional, stable, and respectful environment, where collaboration, open communication, and strong working relationships are central. The practice is known for its high standards, genuine attention to patients, and a team culture rooted in trust and mutual respect.
The clinic is now entering a structured phase of evolution, supported by targeted investments and a clear, long-term vision focused on sustainable growth.
The owner dentist is seeking to welcome a Dental Clinic Office Manager to ensure operational stability, fluidity, and performance, and to play a central role in the continued evolution of the clinic.
The Opportunity
This role is intended for an experienced clinic manager who already ensures the day-to-day continuity of a dental practice — scheduling, calls, patients, unexpected situations, and team coordination — and who is looking to step into a position where judgment, leadership, and initiative truly matter.
The Dental Clinic Office Manager is present on the floor, actively participates in call management, and serves as the operational reference point. She or he has a genuine interest in the patient experience, places strong value on warm reception, service quality, and operational consistency, and takes real pride in contributing to the growth and continuous improvement of a well-organized, deeply human clinic.
The leadership team is seeking a true operational partner, capable of structuring, optimizing, and evolving operations within a private, stable, and growing environment where initiative is recognized and encouraged.
The Role
Asthe Dental Clinic Office Manager, the incumbent is responsible for the clinic’s daily operational flow and overall smooth functioning.
She or he is actively involved in operations, maintains a consistent presence at the front office, and ensures a warm, professional, and coherent patient experience, while contributing to process structuring in support of long-term performance.
Key Responsibilities
Leadership and On-the-Floor Presence
● Act as the operational reference for the front office
● Supervise and support the administrative and reception team
● Foster a strong, collaborative, and respectful team environment
● Set the tone through a calm, engaged, and professional presence
Call Management and Scheduling
● Handle and oversee incoming calls
● Optimize scheduling and reduce downtime
● Maximize chair utilization
● Manage real-time adjustments and unforeseen situations
Patient Experience
● Deliver a consistently high-quality, attentive patient experience
● Ensure a warm and professional welcome
● Handle sensitive situations with tact, confidence, and sound judgment
Administration and Performance
● Oversee billing, insurance processing, and accounts receivable
● Ensure compliance with processes, standards, and timelines
● Work closely with the owner dentist on operational matters
Continuous Improvement and Clinic Evolution
● Identify operational pain points and improvement opportunities
● Propose and implement practical solutions
● Actively contribute to the structuring and evolution of the clinic, including process optimization and the gradual integration of automation tools and new technologies
● Contribute to the evolution of the clinic’s image and patient experience, with an interest in developing the clinic’s presence on social media
Profile Sought
● 5 to 10+ years of relevant experience in a dental clinic
● Bilingual (English and French)
● Experience in a private dental clinic (general or specialty)
● Demonstrated experience managing administrative teams
● Excellent organizational, communication, and leadership skills
● Highly structured, methodical, and detail-oriented approach
● Collaborative mindset and strong team spirit
● Strong focus on patient service and reception quality
● Natural, structured, and reassuring leadership style
● Strong initiative and a continuous improvement mindset
● Proficiency with dental software (ABELDENT or equivalent)
● Comfortable with technological tools
● Interest in social media and digital communication (strong asset)
Conditions
● Permanent, full-time position (4 or 5 days per week)
● On-site
● Competitive hourly compensation: $35 to $40/hour, based on experience
● Three weeks of vacation
This role is ideal for a professional who
● Wishes to invest long-term in a private clinic with a clear vision
● Takes pride in contributing to growth and continuous improvement
● Places genuine importance on patient experience
● Seeks to have a concrete and lasting impact within an evolving organization
All applications will be treated with the strictest confidentiality.
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Gestionnaire de clinique dentaire (Senior)
Clinique privée établie – Centre-ville de Montréal
Temps plein | Présentiel
Le contexte
Notre client, une clinique dentaire privée établie depuis plus de 30 ans, reconnue pour la qualité de ses soins, son approche humaine et la fidélité de sa clientèle. L’équipe évolue dans un environnement professionnel, stable et respectueux, où la collaboration, la communication et la qualité des relations de travail occupent une place centrale. La pratique se distingue par des standards élevés, une attention sincère portée aux patients et une culture d’équipe fondée sur la confiance et le respect mutuel. La clinique amorce aujourd’hui une phase d’évolution structurée, soutenue par des investissements ciblés et une vision claire axée sur une croissance durable.
La dentiste propriétaire souhaite s’adjoindre un(e) Gestionnaire de clinique dentaire afin d’assurer la stabilité, la fluidité et la performance des opérations, et de jouer un rôle central dans l’évolution de la clinique.
L’opportunité
Ce poste s’adresse à un(e) gestionnaire chevronnée, qui assure déjà au quotidien la continuité d’une clinique — agenda, appels, patients, imprévus et équipe — et qui souhaite s’investir dans un rôle où son jugement, son leadership et son sens de l’initiative auront un impact réel.
Le/ La Gestionnaire de clinique dentaire est présent(e) sur le plancher, participe activement à la prise d’appels et agit comme référence opérationnelle. Elle/ Il s’intéresse sincèrement à l’expérience patient, accorde une grande importance à l’accueil, à la qualité du service et à la cohérence des opérations, et tire une réelle fierté à contribuer à la croissance et à l’amélioration continue d’une clinique bien organisée et profondément humaine.
La direction recherche un(e)véritable partenaire, capable de structurer, d’optimiser et de faire évoluer les opérations dans un environnement privé, stable et en croissance, où le sens de l’initiative est reconnu et encouragé.
Le rôle
À titre de Gestionnaire de clinique dentaire, le/la personne titulaire du poste est responsable de la fluidité quotidienne et du bon roulement de la clinique.
Elle / Il est activement impliquée dans les opérations, assure une présence constante au front office et veille à offrir une expérience patient chaleureuse, professionnelle et cohérente, tout en contribuant à la structuration des processus afin de soutenir la performance à long terme.
Responsabilités principales
Leadership et présence terrain
● Agir comme référence opérationnelle du front office
● Encadrer et soutenir l’équipe administrative et de réception
● Favoriser un esprit d’équipe fort, collaboratif et respectueux
● Donner le ton par une présence calme, engagée et professionnelle
Gestion des appels et de la programmation
● Prendre et superviser les appels entrants
● Optimiser la programmation (agenda) et réduire les périodes creuses
● Maximiser l’utilisation des fauteuils
● Gérer les ajustements et imprévus en temps réel
Expérience patient
● Offrir une expérience patient constante, attentionnée et de grande qualité
● Assurer un accueil chaleureux et professionnel
● Gérer les situations délicates avec tact, assurance et discernement
Administration et performance
● Superviser la facturation, les assurances et les recevables
● Veiller au respect des processus, des normes et des échéanciers
● Collaborer étroitement avec la dentiste propriétaire sur les enjeux opérationnels
Amélioration continue et évolution
● Identifier les irritants et opportunités d’amélioration
● Proposer et mettre en œuvre des solutions concrètes
● Participer activement à la structuration et à l’évolution de la clinique, incluant l’optimisation des processus et l’intégration graduelle d’outils d’automatisation et de nouvelles technologies (Intelligence artificielle)
● Participer à l’évolution de l’image de la clinique et de l’expérience patient, avec un intérêt pour le développement de la présence de la clinique sur les réseaux sociaux.
Profil recherché
● 5 à 10+ ans d’expérience pertinente en clinique dentaire
● Bilinguisme (Anglais et français)
● Expérience en clinique privée (généraliste ou spécialisée)
● Expérience démontrée en gestion d’équipe administrative
● Excellentes compétences organisationnelles, de communication et de leadership
● Approche de travail structurée, méthodique et rigoureuse, avec un grand souci du détail.
● Approche collaborative et fort esprit d’équipe (team player)
● Sens aigu du service patient et de l’accueil
● Leadership naturel, structurant et rassurant
● Capacité d’initiative et d’amélioration continue
● Maîtrise des logiciels dentaires (ABELDENT ou équivalent)
● Habiletés avec les outils technologiques
● Intérêt pour les réseaux sociaux et la communication digitale (atout important)
Conditions
● Poste permanent à temps plein (4 ou 5 jours par semaine)
● Présentiel
● Salaire horaire compétitif : 35 à 40 $ / heure, selon l’expérience
● Trois semaines de vacances
Ce poste s’adresse à une professionnelle qui
● Souhaite s’investir dans une clinique avec une vision à long terme
● Tire une réelle fierté à contribuer à la croissance et à l’amélioration continue
● Accorde une importance sincère à l’expérience patient
● Désire avoir un impact concret et durable au sein d’une organisation en évolution
Toutes les candidatures seront traitées de façon strictement confidentielle.
Job Types: Full-time, Permanent
Pay: $35.00-$40.00 per hour
Expected hours: 40 per week
Benefits:
Experience:
- dental administrative: 5 years (preferred)
Language:
- French (preferred)
- English (preferred)
Work Location: In person
