DENTAL CLINIC ADMINISTRATOR MANAGER

Les Dentistes de la Place Vertu • Full-time • Saint-Laurent, Quebec, Canada • C$ 35 - C$ 55 / hour • 2m ago

An English message will follow:

Gestionnaire de clinique dentaire – Temps plein
Clinique dentaire générale – Montréal (Québec)

Notre clinique dentaire générale, bien établie et axée sur les patients, située à Montréal, est à la recherche d’un(e) gestionnaire de clinique dentaire expérimenté(e) pour assurer la gestion administrative et opérationnelle quotidienne. Il s’agit d’un poste à temps plein, en présentiel, destiné à un(e) professionnel(le) structuré(e), autonome et orienté(e) vers l’excellence du service et l’efficacité organisationnelle.

Aperçu du poste

Le ou la gestionnaire de clinique occupe un rôle clé de leadership au sein de la pratique. En étroite collaboration avec le ou les dentistes propriétaires, la personne retenue supervisera les opérations administratives, la gestion financière, la coordination du personnel et l’implantation de systèmes, tout en veillant à la conformité réglementaire et à une expérience patient optimale.

Responsabilités principales

Gestion des opérations et de l’administration

Superviser les activités quotidiennes du secrétariat et de l’administration
Assurer une gestion efficace des horaires, du flux des patients et des rappels
Développer, implanter et maintenir des systèmes, protocoles et procédures clairs
Suivre et analyser les indicateurs de performance (KPI) liés à l’efficacité des horaires, aux encaissements et à la fidélisation des patients

Leadership et gestion des ressources humaines

Superviser et soutenir le personnel administratif (réception, coordination des traitements)
Participer à l’embauche, à l’intégration, à la formation et aux évaluations de performance
Favoriser un climat de travail professionnel, respectueux et collaboratif
Agir comme personne-ressource pour la résolution de conflits et l’encadrement opérationnel

Gestion financière et administrative

Superviser la facturation, les réclamations d’assurances, les comptes à recevoir et les suivis
Assurer l’exactitude des rapports financiers et la coordination avec les comptables ou teneurs de livres externes
Contrôler les budgets, les dépenses et les coûts d’exploitation
Optimiser les systèmes de présentation des traitements et d’acceptation des plans de traitement

Conformité réglementaire et expérience patient

Veiller au respect des exigences de l’ODQ, des règlements provinciaux, de la Loi 25 (protection des renseignements personnels) et des normes administratives liées au contrôle des infections
Maintenir des standards élevés en matière de service à la clientèle, de communication et de confidentialité
Gérer les préoccupations des patients de façon professionnelle et efficace

Qualifications et exigences

Minimum de 3 à 5 ans d’expérience en administration ou en gestion de clinique dentaire (obligatoire)
Expérience préalable à titre de gestionnaire de clinique dentaire (fortement souhaitée)
Bilinguisme parfait (français et anglais) – essentiel
Excellentes compétences en leadership, organisation et résolution de problèmes
Très bonnes aptitudes en communication et relations interpersonnelles
Bonne connaissance de la facturation dentaire, des assurances et de la gestion des horaires
Maîtrise des logiciels de gestion de clinique dentaire (Dentitek, Tracker, AbelDent ou équivalent)
Capacité à travailler de façon autonome tout en collaborant étroitement avec l’équipe clinique

Ce que nous offrons

Poste à temps plein et stable au sein d’une clinique dentaire reconnue à Montréal
Rémunération concurrentielle, selon l’expérience
Environnement de travail professionnel, structuré et respectueux
Occasion de jouer un rôle stratégique et d’avoir un impact concret sur la performance de la clinique
Possibilités de développement et d’évolution à long terme

Les personnes intéressées sont invitées à soumettre leur candidature. Toutes les candidatures seront traitées de façon confidentielle.

Our well-established, patient-centered general dental clinic in Montréal is seeking an experienced and highly organized Office Manager to lead daily administrative and operational functions. This is a full-time, in-office position for a motivated professional who thrives in a fast-paced healthcare environment and is committed to excellence in patient service, team leadership, and practice efficiency.

Position Overview

The Office Manager plays a critical leadership role within the clinic, overseeing administrative operations, financial processes, staff coordination, and system implementation. The successful candidate will work closely with the dentist-owner(s) to ensure smooth clinic operations, regulatory compliance, and a positive experience for both patients and staff.

Key Responsibilities

Clinic Operations & Administration

Oversee day-to-day front desk and administrative operations
Ensure efficient scheduling, patient flow, and recall systems
Develop, implement, and maintain clear office systems, protocols, and workflows
Monitor KPIs related to scheduling efficiency, collections, and patient retention

Team Leadership & Human Resources

Supervise and support administrative staff (reception, treatment coordinators)
Assist with onboarding, training, performance evaluations, and staff development
Foster a professional, respectful, and team-oriented work environment
Act as a point of reference for conflict resolution and operational guidance

Financial & Practice Management

Oversee billing, insurance claims, accounts receivable, and collections
Ensure accurate financial reporting and coordination with external accountants or bookkeepers
Monitor budgets, overhead, and cost controls
Optimize systems related to treatment presentation and case acceptance

Compliance & Patient Experience

Ensure adherence to ODQ, Québec regulatory, privacy (Loi 25), and infection control administrative requirements
Uphold high standards of patient communication, service, and confidentiality
Address patient concerns professionally and efficiently

Qualifications & Requirements

Minimum 3–5 years of experience in dental office administration or management (required)
Previous experience as a Dental Office Manager strongly preferred
Perfectly bilingual (French and English) – essential
Strong leadership, organizational, and problem-solving skills
Excellent communication and interpersonal abilities
Solid understanding of dental billing, insurance processes, and scheduling systems
Proficiency with dental practice management software (e.g., Dentitek, Tracker, AbelDent or similar)
Ability to work independently while collaborating effectively with clinical leadership

What We Offer

Full-time, stable position in a reputable Montréal dental clinic
Competitive salary, commensurate with experience
Supportive and professional work environment
Opportunity to lead, build systems, and make a meaningful impact on clinic operations
Long-term growth potential within the practice

Interested candidates who are passionate about dental practice management and leadership are invited to apply. All applications will be treated confidentially.

Job Types: Full-time, Permanent

Pay: $35.00-$55.00 per hour

Benefits: