About Pathway Surgery and Orthopedic Clinic
Pathway Surgery is a private surgical concierge specializing in the diagnosis, treatment, and surgical management of musculoskeletal injuries. Our team is dedicated to delivering exceptional, patient-centered orthopedic care from initial consultation through post-operative recovery. We pride ourselves on a culture of professionalism, compassion, and clinical excellence.
Position Summary
We are seeking a motivated and detail-oriented Surgical Coordinator to support our surgical coordination team. In this role, you will serve as a key point of contact for patients preparing for surgical procedures, while also providing administrative and logistical support to our coordinators and surgeons. This is an excellent opportunity for a bilingual (English/French) professional with prior medical office or sales support experience who thrives in a fast-paced, patient-focused environment.
Key Responsibilities
- Support the surgical coordination team with day-to-day patient preparation, including pre-operative paperwork, scheduling, and education materials.
- Manage incoming referrals from designated physician partners and corporate accounts, serving as the primary point of contact to intake, coordinate, and progress these patients through the surgical pathway.
- Answer incoming phone calls promptly and professionally, triage inquiries, and route them to the appropriate team member.
- Follow up on emails and patient communications in a timely and courteous manner.
- Coordinate with referring physicians, imaging centers, and insurance providers to retrieve, organize, and upload diagnostic imaging (X-rays, MRIs, CT scans) and other required documentation ahead of surgical dates.
- Maintain accurate and up-to-date records in our electronic medical record (EMR) system.
- Assist with patient intake, appointment confirmations, and post-operative follow-up calls.
- Provide warm, bilingual support (English and French) to patients and their families throughout their surgical journey.
- Perform other administrative duties as assigned to support clinic operations.
Qualifications
- 1–3 years of experience in a medical office, surgical practice, sales support, or comparable customer-facing healthcare role.
- Fluency in both English and French (spoken and written) is required.
- Strong written and verbal communication skills, with a polished and empathetic phone manner.
- Highly organized, with excellent attention to detail and the ability to manage multiple priorities simultaneously.
- Comfort with electronic medical records, scheduling software, and standard office tools (Microsoft Office, email, etc.).
- Familiarity with orthopedic terminology, diagnostic imaging, or surgical workflows is an asset.
- Discretion and professionalism in handling confidential patient information in accordance with privacy regulations.
- A team-oriented mindset with a proactive, solution-focused attitude.
What We Offer
- Competitive salary in the range of $50,000 – $70,000 per year, commensurate with experience.
- Health Care Spending Account covering eligible medical, dental, and vision expenses on a tax-free basis.
- Paid vacation and statutory holidays.
- A collaborative clinical environment where your contributions directly support patient outcomes. You will work alongside experienced surgeons and coordinators in a practice that values clear communication, continuous improvement, and exceptional patient care.
How to Apply
Qualified candidates are invited to submit a resume and brief cover letter outlining their relevant experience and language proficiency. Applications will be reviewed on a rolling basis.
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À propos de Pathway Surgery and Orthopedic Clinic
Pathway Surgery est un service de conciergerie chirurgicale privée spécialisé dans le diagnostic, le traitement et la prise en charge chirurgicale des blessures musculosquelettiques. Notre équipe s'engage à offrir des soins orthopédiques exceptionnels et centrés sur le patient, de la consultation initiale jusqu'au rétablissement postopératoire. Nous sommes fiers d'une culture fondée sur le professionnalisme, la compassion et l'excellence clinique.
Sommaire du poste
Nous sommes à la recherche d'un(e) coordonnateur(trice) chirurgical(e) motivé(e) et minutieux(se) pour appuyer notre équipe de coordination chirurgicale. Dans ce rôle, vous serez un point de contact clé pour les patients qui se préparent à une intervention chirurgicale, tout en offrant un soutien administratif et logistique à nos coordonnateurs et chirurgiens. Il s'agit d'une excellente occasion pour un(e) professionnel(le) bilingue (anglais/français) ayant une expérience préalable en cabinet médical ou en soutien aux ventes, qui s'épanouit dans un environnement rapide et axé sur le patient.
Responsabilités principales
- Soutenir l'équipe de coordination chirurgicale dans la préparation quotidienne des patients, incluant la documentation préopératoire, la planification des rendez-vous et le matériel éducatif.
- Gérer les demandes de consultation entrantes provenant de médecins partenaires désignés et de comptes corporatifs, en agissant comme point de contact principal pour l'admission, la coordination et le suivi de ces patients tout au long du parcours chirurgical.
- Répondre rapidement et professionnellement aux appels entrants, trier les demandes et les acheminer au membre de l'équipe approprié.
- Effectuer un suivi des courriels et des communications avec les patients de manière diligente et courtoise.
- Coordonner avec les médecins référents, les centres d'imagerie et les assureurs pour récupérer, organiser et téléverser l'imagerie diagnostique (radiographies, IRM, tomodensitogrammes) et autres documents requis avant les dates chirurgicales.
- Maintenir des dossiers exacts et à jour dans notre système de dossier médical électronique (DME).
- Aider à l'admission des patients, à la confirmation des rendez-vous et aux appels de suivi postopératoire.
- Offrir un soutien chaleureux et bilingue (anglais et français) aux patients et à leurs familles tout au long de leur parcours chirurgical.
- Effectuer d'autres tâches administratives au besoin pour appuyer les opérations de la clinique.
Qualifications
- 1 à 3 ans d'expérience en cabinet médical, en pratique chirurgicale, en soutien aux ventes ou dans un rôle comparable en service à la clientèle dans le domaine de la santé.
- Maîtrise de l'anglais et du français (à l'oral et à l'écrit) requise.
- Solides compétences en communication écrite et orale, avec une approche téléphonique soignée et empathique.
- Sens de l'organisation très développé, souci du détail et capacité à gérer plusieurs priorités simultanément.
- Aisance avec les dossiers médicaux électroniques, les logiciels de planification et les outils bureautiques courants (Microsoft Office, courriel, etc.).
- La familiarité avec la terminologie orthopédique, l'imagerie diagnostique ou les flux de travail chirurgicaux est un atout.
- Discrétion et professionnalisme dans le traitement des renseignements confidentiels des patients, conformément aux règlements sur la protection de la vie privée.
- Esprit d'équipe avec une attitude proactive et axée sur les solutions.
Ce que nous offrons
- Salaire concurrentiel se situant entre 50 000 $ et 70 000 $ par année, selon l'expérience.
- Compte de gestion-santé couvrant les dépenses admissibles en soins médicaux, dentaires et de la vue, sur une base libre d'impôt.
- Vacances payées et jours fériés.
- Un environnement clinique collaboratif où vos contributions soutiennent directement les résultats des patients. Vous travaillerez aux côtés de chirurgiens et de coordonnateurs expérimentés, dans une pratique qui valorise une communication claire, l'amélioration continue et des soins exceptionnels.
Comment postuler
Les candidat(e)s qualifié(e)s sont invité(e)s à soumettre un curriculum vitæ accompagné d'une brève lettre de présentation décrivant leur expérience pertinente et leur maîtrise des langues. Les candidatures seront examinées au fur et à mesure de leur réception.
Pay: $50,000.00-$70,000.00 per year
Benefits:
- Dental care
- Paid time off
- Vision care
Language:
- English and French (required)
Work Location: Remote
